Cobranza

[Chaja]

Bueno esto es mas que nada una consulta de como encarar un informe de Cobranza que me pide un cliente.
Supongamos que tengo un negocio x el cual hacen facturacion , por ejemplo asi
01/01/2011 ........ $150
05/01/2011 .........$200
15/01/2011 .........$350
28/01/2011 .........$100

bien el cobrador va el mes siguiente y hace la cobranza
22/02/2011 cobra $500
pero me paga con 100 en efec. un cheq. de 120 para el 28/02/2011 otro de 80 para el 15/03/2011 y otro de 200 para el 01/07/2011
quiero saber cual es el total de mora por factura del cobro, pues ellos pagan comisiones por la cobranza pero si la factura fue cancelada con mas de 30 dias, no le quieren pagar la comision.

en mi sist. yo genero por cada factura un reg. en una tabla de movimietos indicando fecha y monto
cuando cargo un recibo hago lo mismo
y si este lleva valores que no son efectivos tambien, en este caso el chequ. con la fecha de cobro. Convengamos que si bien me paga la deuda el cliente, pero me da un cheque que no se si voy a cobra aun, o sea es una promesa de pago.
a su ves genero un reg. de lo aplicado a cada factura, el cual esta relacionado con el pago.
la otra complicacion o no, es si hay una Nota de credito.
lo que no se como determinar que tiempo de mora tiene la cobranza por factura

Gracias

Luis Roldan
Mar del Plata
Argentina

[Casimiro Notevi]

Entonces quieres saber cómo calcular el tiempo de mora de cobros de facturas.
Pues podías haber puesto eso en el título, y no "Cobranza" ;)

[Casimiro Notevi]

Con respecto a tu pregunta es realmente compleja, porque no se puede dar por cobrado algo que no haya sido con dinero en metálico, transferencia bancaria, tarjeta de crédito/débito, etc. lo demás: cheques, recibos, pagarés, efectos, etc. pueden ser "no pagados", así que se debería dar por cobrado cuando realmente se haga efectivo, pienso que sería lo lógico.
Así que pienso que este es el típico problema que se soluciona mejor tomando papel y lápiz y hacer unos cuantos cálculos. Luego ya puedes implementarlo en el programa.
Hablas de comisiones, porcentajes, tiempos, etc. pero no has especificado exactamente cuánto, así que sería necesario que nos infomaras con mayor precisión de todo "el entorno" que contempla el proceso para tenerlo claro y poder ayudarte mejor.
Saludos.

[Chaja]

Casimiro:
Gracias por tu tiempo, si le puse cobranza por que no sabia como etiquetaro.
el tema es asi
El negocio, vende productos de Impermebealizacion de casas , tal vez conozcas la marca es SIKA.
bien se vende en la ciudad y la zona.
la facturacion es simple , se hace el comprobante y se entrega el material a cliente. La fac, tiene la fecha de realizacion y una tentativa de Vto.
se vende , se vende y luego debe ir el vendedor/cobrado a buscar o hacer la gestion de cobranza. Los vendedores tiene instrucciones que si la vta que realizaron no es coobrada dentro de los 60 dias desde la fecha de emision , su comision no va ser efectiva. Todo bien si cuando uno va a cobrar lo hace en efectivo, pero sucede que cuando van a cobrar una factura que tiene ya casi o mas de 30 dias desde su emision , le dan un cheque para dentro de 10 dias mas, o aun peor, si la venta fue importante, te dan cheques que a 30 dias otro a 45 dias y otro a 120, y no siempre son de montos iguales, y se me complica cuando se mezcla efectivo y cheques. Puede ser que a su vez el cobrado/vendedo hace la gestion de cobranza y cobra mas de 1 comprobante. En mi sist. cuando registro un recibo de cobranza, ademas de indicar el monto, registro a que facturas les corresponde el pago.
y por otro lado todos los medio de pago y en el caso de los che. con su fecha de cobro. Todo estan realiconados con el recibo.
se entendio??

Luis

[Casimiro Notevi]

Sí, creo que ahora entiendo bien la forma de trabajar, y exactamente ¿en qué parte tienes problemas para implementarlo?

[Chaja]

el tema es como seria lo correcto para poder sacr un promedio de cobro de una factura, como se pondera o que criterio deberia tomar, una factura de 1000 pesos o euros o lo que sea, que se hizo hace 30 dias me la pagan con 20 pesos en efect. un cheque de 80 para dentro de dos dias, un cheque para 30 dias de 500 pesos y otro de 400 para dentro de 45 dias. Cuanto tarde en cobrar en forma proporcional la factura? Tomar la ultima fecha, no seria correcto o si. tarde 45 dias mas pero yo me hice de una moneda antes del utimo dia de cobro. en promedio es 30 desde la facturacion mas 45 de la ultima fecha son 75 dias totales para cobrar, pero es asi? no habria que tener en cuenta los pagos anteriores los cuales efectivice antes y el promedio bajaria digamos a 55 dias?
Creo que si un comprobante cuyo porcentaje de cobro se hace dentro de los treinat dias y este es mayor a la mitad del total facturado.... no se. Las comisiones van por cobranza es decir si cobre 1000 me le correspone el 5% pero si esos mil parte esta muy atrasado, no se pagaria....
entendes mi dilema?...

Gracias
Luis Roldan
Mar del Plata
Argentina

[Casimiro Notevi]

Es que esa "duda" no la puede resolver nadie, eso depende de cada uno. El dueño de la empresa puede decir que una factura está cobrada cuando está totalmente cobrada (como es lógico). Otra persona preferirá darla por cobrada en cuanto le han pagado aunque sea un cheque que luego resulta que no tiene fondos, entonces tiene que crear una nueva factura del mismo importe que la anterior y sumarle los gastos bancarios que le ocasione la devolución del cheque, ahora sería una nueva factura un poco superior a la anterior, pero la original está cobrada, según su criterio.
Y así te puedes encontrar con muchos criterios, uno por cada persona.
Creo que lo razonable es hacerlo como quiera tu cliente que se haga, simplemente.
Es que eso de "promedio de fecha de cobro" no existe. Una factura tiene sólo puede tener dos estados en el campo cobrada: SI/NO. Mientras se está cobrando a partes, trozos, plazos o como lo llames, no estará cobrada hasta que tengas el dinerito en tu bolsillo.
Es mi opinión. Y es lo que yo haría, preguntar cómo quiere el cliente que se haga.

[AzidRain]

Yo tengo un sistema en producción que lleva precisamente control de cobranzas, nada mas que para no meterme en honduras no permite "abonos" a cuenta, es decir, o se paga toda la factura o no se paga nada. Esto si lo manejas factura por factura, ya que si lo manejas por saldo de cliente entonces si puede aceptar abonos e ir afectando el saldo del mismo. Para el caso que refieres si se podría llevar un control de cuantos abonos ha realizado a la factura, pero al final la comisión no puede pagarse puesto que el total de la factura no está saldada. Esto te lo comento no tanto como parte de sistema sino de control interno y administrativo, al menos en México casi todos lo llevan así.

Por otro lado, el cuento de los cheques posfechados ya pasó de moda y es una manera de muchos clientes de agarrarse crédito a lo chino, si tu tomas un cheque de esos posfechados y lo tratas de cobrar, siempre que tenga fondos te lo van a pagar. Operativamente si no pagó a los 60 días, no hay comisión así haya cheque posfechado (lo cual no garantiza de ninguna manera el pago) o no. Mas que un problema de sistema tiene que ver con un problema de administración y control interno, primero habla con tu cliente o jefe y que te defina bien el proceso para que tu lo puedas modelar y posteriormente programar.

Yo sugeriría que se llevara el control tal como lo tienes haciendo los abonos a cada factura indicando si fue efectivo o cheque en cuyo caso indicarías la fecha en que se vuelve cobrable, de manera que si quiero saber cuanto me toca de comisión de una factura x, únicamente me la calcule sobre los pagos que se hayan realizado dentro de los 60 días posteriores a la emisión de la factura, dejando opción por medio de una autorización de un supervisor de que se incluyan los pagos extemporaneos en el cálculo de comisión.

Ejemplo:

Factura por 1000 emitida el dia 1, vence a los 60 días , suponemos un 10% de comision o s sea (1000 pesos de lo que pague en esos 60 días)

Pago del dia 5 200 en efectivo y cheque de 100 para el dia 20
Quedan 40 días para que venza y llevamos un saldo comisionable de 300

Pago del dia 30, cheque para el dia 40 x 300. Llevamos un saldo comisionable de 600 pesos (la factura aun no es pagada en su totalidad)
Pago del dia 40 cheque por 400 para el día 70. Esos 400 saldarán la factura el día 70, pero ya no será comisionable por haberse cobrado posterior a los 60 días

Por lo tanto al vendedor se le pagaran solamente 60.

Ahi ya sería mas bien como se arregle la empresa con sus vendedores. Ya que el esquema pudiera ser un poco injusto, pudiera ser que no se le cubra la comisión hasta que no quede saldada la factura sea la fecha que sea.

[ecfisa]

Hola.

Si no entiendo mál el planteo que te han pedido, creo que no habría que calcular la comisión por factura sino por pago.

Tomando en cuenta tu ejemplo, las o la factura esta conformada:

01/01/2011 $150
05/01/2011 $200
15/01/2011 $350
28/01/2011 $100


Y basándonos que la premisa de la empresa es:

si la factura fue cancelada con mas de 30 dias, no le pagan la comision.


El cobrador sólo debería recibir comisión por los pagos:

22/02/2011 $100 (efectivo, día que el cobrador recauda el cobro)
28/02/2011 $120 (<= 30 días, comisión que se hará efectiva (o no) dentro de 6 días )


Quedando excluidos de la comisión los pagos con los cheques a fechas:

15/03/2011 $80
01/07/2011 $200


Me parece una solución justa para ambas partes... :rolleyes:


Un saludo.

[AzidRain]

Seria justa si solo fuera el cobrador, pero resulta que en realidad es el vendedor quien hace las veces de cobrador de manera que no le convienen hacer grandes ventas si al final no va a ver la comision completa sobre lo que vendió, digamos que consigue un clientazo que compra 1 millon mensuales, pero nunca paga a tiempo, el vendededor no estará recibiendo su comisión por el esfuerzo de lograr que comprar 1 millon mientras que la empresa SI se está embolsando el ingreso completito (aunque sea tarde). Como decía es mas bien un problema administrativo que de programación.

[Casimiro Notevi]

Lo justo es que el cobrador cobre cuando se cobre la factura (parece un trabalenguas). Que la cobra en una semana, perfecto, que tiene que dar veinte vueltas y finalmente consigue cobrar en 4 meses, pues cobrará a los 4 meses, pero no es justo que se quede sin cobrar al pasar el mes. En ese caso ni se molestaría en ir a cobrar.

[ecfisa]

AzidRain, Casimiro, estoy totalmente de acuerdo con ustedes sin la menor duda.
Es claro que el cobrador no tiene culpa de que la empresa acepte ese tipo de pagos. Y que encima tenga que pagar por ello... :rolleyes:

Pero como cada empresa pone sus reglas...

Saludos.

[AzidRain]

Asi es eficsa, por eso la recomendación a nuestro amigo para que le definan bien las reglas de negocio en ese aspecto y explore con su cliente todos los posibles casos que se pueden dar antes siquiera de poner el primer begin. Al rato le van a cargar el muertito de que su sistema está calculando mal las mentadas comisiones y pues se pierde tiempo en demostraciones de que no es así.

Reglas claras...programas eficientes. Reglas ambiguas...que te agarren confesado.

[oscarac]

me voy por la recomendacion del buen casimiro...

Café, lapiz y papel...
pero con las reglas de negocio bien definidas... y considerar ademas uno que otro "supuesto" no contemplado

[Casimiro Notevi]

me voy por la recomendacion del buen casimiro...
Café, lapiz y papel...
pero con las reglas de negocio bien definidas... y considerar ademas uno que otro "supuesto" no contemplado

Pero hay que hacerlo teniendo claro lo que espera el cliente, vaya a ser que luego diga: "esto no es lo que yo quería".

[Chaja]

hola.... parece que se armo un revuelo con esto... jeje... bien sigiendo el consejo de todos, voy a replantear con el cliente el tema.
Haciendo una acotacion al margen , creo que la situacion del cliente es correcta, es decir no es justo que la empresa que arriesga el capital, el cual debe pagar a su proveedor primario a los 30 dias mas no, pues le cobran punitorios o pierden dscto. por compras, el vendedor se lleve la comision de algo que aun no se cobro. El planteo del cliente es recuperar lo invertido, pues si la cobranza se extiende mucho, no se hace de liquidez, los gastos se luz, telefono gas otros se acumulan. si el cliente emitio cheques para pagar la merca y un no cubrio el banco, este despues le cobra interese por descubierto y asi se hace una cadena, lo cual lleva que lo que compro a 10 lo vende a 13 (30% de ganancia) , y mas debe pagar impuesto sobre lo vendido ( aca ademas del iva las ventas estan afectadas por un impuesto que es el Ingresos Brutos el cual puede ser del 2 al 5% de la venta), y esto se paga religiosamente cada 30 dias.

AzidRain, Casimiro, estoy totalmente de acuerdo con ustedes sin la menor duda.
Es claro que el cobrador no tiene culpa de que la empresa acepte ese tipo de pagos.

y adenas debo pagar la comision al vendedor.... llega un momento en que se le va al tacho la ganancia.
Vender, vende cualquiera, es decir podes vender un millon de euros a un cliente, pero cobrarlos?


Luis

[ecfisa]

Hola.

Vender, vende cualquiera, es decir podes vender un millon de euros a un cliente, pero cobrarlos?
Totalmente de acuerdo, vos lo has dicho: Cobrar no es tarea sencilla.

Estoy de acuerdo con Casimiro en que:
pero no es justo que se quede sin cobrar al pasar el mes. En ese caso ni se molestaría en ir a cobrar.
Si mi sustento dependiera de la cobranza y al finalizar el mes no puedo comer por que la mayor parte de los pagos que recibí fueron con cheques a mas de 30 días, puedo asegurarte que no trabajo más de 30 días en esa empresa. Muy distinto sería acordar con el cobrador el descuento de los costos de financiación en forma proporcional, pero.. ¿ Dejarlos sin paga ? no me parece.
De todas formas es una opinión personal tán cuestionable como cualquier otra. Además si el cobrador acepta esos términos, es su problema.

Como comenta AzidRain:
Como decía es mas bien un problema administrativo que de programación.

Creo que tendrán que definir ellos la política a seguir y comunicártelo para que puedas implentarla en código (que seguro es tarea más grata... :))

Un saludo.

[AzidRain]

Les platico a manera de aportación como le hace el cliente al que le hice el ERP que trae cobranza para que vean que en todos lados se cuecen habas.

El vendedor recibe 3% de comisión sobre lo que el cliente "compre" durante los primeros 3 meses desde que el vendedor lo "hace su cliente". Al cumplirse ese plazo se le paga solo el 1.5% otros 3 meses. Posteriormente ya no se le paga nada.

Ahora lo "gracioso" del asunto. La empresa vende servicios de paqueteria y carga, por lo que el vendedor en realidad no cierra la venta pues no sabe en que momento su cliente requerirá el servicio. Ahora bien, digamos que yo ya me apalabré con el negocio de Casimiro, que vende computadoras y otras cosas, y cuyos proveedores le mandan mercancía por muchas otras empresas. Yo ya convencí a casimirio, pero falta que las demás empresas quieran mandar por medio de la empresa en cuestión.

Por lo que digamos que visite a casimiro un 1 de mes y durante todo un mes nadie le embarcó nada por medio de mi empresa, o bien, nunca le embarcan. Pasan los 6 meses y de repente empieza todo mundo a enviarle usando mi empresa, entonces el pobre vendedor ya no gana nada y seguramente hizo más de una visita, llamadas y demás trabajo para que el cliente usara el servicio.

Ya se imaginarán el relajo para calcular las comisiones a que tiene derecho, ah y por cierto, son pagaderas hasta que la factura en cuestión quede saldada, aqui si no importa si es en un mes o mas, de tododos modos se le pagan.

Y bueno...para que vean que cada empresa tiene sus ideas, ya ni les platico como manejan la programación de pagos. Ese otro boleto:

Normalmente se le va a cobrar al cliente un dia que él mismo determina (digamos los viernes) y luego paga por ejemplo a los dos martes siguientes. Y asi varian los días o la cantidad de semanas para el cobro. Hasta aqui pues no esta tan complicado

Pero luego vienen conque un solo cliente ya tiene estipulado un calendario de pagos con fecha y todo y que no tiene nada que ver con el esquema anterior.

Ah, pero hay otro que recibe las facturas los días martes y luego paga a los sig. 10 días naturales.

Mas muchos otros

Ahi si no me quedó de otra mas que armar esquemas especiales para cada uno, pero si es una verdadera lata. Al final por mucho que lo razonemos el cliente lo va a querer siempre como el quiera, aun estando equivocado.