La respuesta a tu inquietud puede ser muy distinta en funcion de las herramientas que uses.
No conozco MySQL pero si usas Firebird o Interbase, Te pueden ser muy utiles los eventos.
Tendrias por un lado una aplicacion que Inserte datos sobre la base de datos y por otro una aplicacion monitoreando ciertas tablas(una o varias) y cuando suceda el evento que estas esperando(insercion, modificacion o borrado) actualice el formulario (o lo que quieras programar).
Un ejemplo de esta tecnica lo ves en este ejemplo de delphi.
C:\Archivos de programa\Borland\Delphi6\Demos\Db\IBX\IBXEvents
y en la pagina de
www.interbase.com.mx encontraras un articulo bastante bueno.
Saludos.