Pues de la misma manera que se maneja un proyecto "open source". Ya hay mucha experiencia rodando, asi que:
1- Absoluta y definitivamente, un CVS. Recomiendo subversionh, primero, es muy facil de manejar y segundo, es muy robusto. No lo dudes. No lo dejes.
Lo montas sobre apache y asi das acceso remoto al repositorio. Solucionado como recibir y distribuir los cambios en codigo.
2- Usa Trac (
http://trac.edgewall.org/). Te da: 1- Wiki para armar documentacion y requrimientos. 2: Manejo de bugs y tareas 3. Integracion con subversion.
Es pan comido para instalar.
Lo montas en tu compu o en un servidor web. Si es en tu compu te vas a no-ip y !pluf! ya tienes un acceso profesional!
Con estos 3 elementos tienes resuelto:
1- Como administrar los archivos
2- Como documentar
3- Como asignar tareas y ver lista de problemas.
4- Comunicar y colaborar con el equipo
No pierdas el tiempo con manejos manuales de archivos (como eso de subir por carpetas).
Ya que desees dar un area concreta a cada uno tiene su logica, pero pa' que dificil si se puede facil? Facil es con un CVS. Esta probado por millones de proyectos comerciales y open-source.
Y por ultimo,
5- Integracion continua: Montas MSBuild o NAnt o FinalBuilder (Este de pago pero superbueno) y asi automatizas la ejecucion de test y compilacion y generacion de instaladores. Luego quizas CruiseControl.NET o algo similar.
Esas son las 5 herramientas de un proyecto de software sobre ruedas.
Para el asunto de pagos, podrias usar algo como RentACoder? O por Wester Union.