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Puedes generar un sistema de estados y su correlacción con el usuario.
El usuario X de tal nivel solamente puede poner un oficio en estado ABIERTO por ejemplo.
Otro usuario lo puede poner en REVISADO.
Y así, generas un listado de estados.
Una vez recreado este asunto, luego puedes hacer que dependiendo del usuario se filtren los oficios del estado a los que puede acceder y modificar, o bien puedes dejar el resto de estados pendientes por si se equivocara al cerrar un oficio y tuviera que reabrirlo...
Es una idea.
Sobre el sistema de base de datos, obviamente necesitas una tabla de usuarios, de oficios, de estados y sus correspondientes enlaces.
Por ejemplo: la tabla de oficios debe tener un IDEstado que especifique el identificador del tipo de estado en el que se encuentra. Esto te facilita la tarea para modificar estados o añadir nuevos si se necesitaran, además de que los filtrados y búsquedas en una base de datos son más rápidas las que se realizan sobre elementos numéricos que sobre alfanuméricos.
Saludos.
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