Necesitas un sistema de colaboración o de trabajo en grupo sistema de control de versiones).
Las últimas versiones de delphi ya integran un cliente de Subversion. Échale un vistazo porque es lo que necesitáis y no es difícil de usar.
Si no os gustra ese o no tenéis alguna de las últimas versiones podéis trabajar con otros. Yo, por ejemplo, llevo mucho con
JEDI VCS y funciona a las mil maravillas.