Con respecto al primer punto te cuento que windows puede mantener datos en canche hasta 10 minutos segun la documentación que lei. Tampoco se garantiza que se actualizen todos los archivos, por lo que puede actualizarse el archivo de datos y no el indice o viceversa, luego si hay un cuelge "Index out of date...". Desabilitando las cache se evita este problema. También lo puedes hacer por programa modificando la clave del registro: SYSTEM\CurrentControlSet\Services\VxD\VREDIR\DiscardCacheOnOpen poniendola a 1.
El segundo tema te cuento que no estoy seguro si haran lo mismo, pero no obtuve los mismos resultados, por lo que me incliné por la opcion que te comente.
Te cuento que todos estos datos los saque de "La cara oculta del delphi 4" que lo puedes bajar gratuitamente de
www.marteens.com