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Yo diría aun más...
* Lo primero que debes diseñar es la estructura de la Base de Datos. Tal como dice Chris, debes indexar todos los documentos.
* Por un lado debes diseñar el indexador. Programa que deberá correr en todas las máquinas y que debe ir actualizando en contenido de los índices en la Base de Datos con lo que vaya cambiando en cada máquina (nuevos docs, documentos que se borran, que se mueven,...)
* Y por último el buscador (que creo que es el más sencillo) que lo único que hace es buscar en Base de Datos y Abrir el documento.
Debes tener en cuenta qué datos vas a guardar, cómo indexar y el tema de permisos a la hora de abrir documentos.
OTROS:
¿Vas a indexar contenidos? Si es así.
¿El usuario que abre puede modificar o abre una copia?
... la cosa por aquí se complica.
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