Éste tipo de proyectos ya tiene un nombre y se conoce como "Gestión Documental" y "Gestión de contenidos" (parecidos, pero no iguales), por si te interesa buscar info. de herramientas existentes en el mercado. Personalmente creo que tiene salida y en un futuro más todavía.
Está claro que la tendencia es ir cada vez a que las empresas posean menos documentos en papel (por ejemplo por aquí los bancos son un buen ejemplo, ya no envían los comprobantes, sino que los guardan escaneados (en realidad en PDF) y tú por internet puedes consultar los extractos y en cada operación tienes un link hacia el recibo/comprobante escaneado, de forma que puedes imprimirlo). A medida que los documentos en papel aumentan se hace necesario un "gestor Documental".
Debes tener en cuenta varios factores en un programa de éste tipo; Hay unos básicos y a partir de ahí puedes ampliar:
* Sistema de obtención de datos, Importación, desde disco, OCR, Escaneado,...
* Importación de documentos electrónicos de los formatos más conocidos, Ofimáticos, correos, pdf,...
* Sistemas de indexación y búsqueda eficientes
* Sistema de configuración para seguridad por usuarios. Usuarios que pueden ver documentos o no documentos, y posibilidad de definir permisos de modificación.
* Sistema de Versionado de documentos, diferentes versiones existentes y facilidad de acceso (Tiene que ver con la Gestión de contenidos).
* Debe ser capaz de almacenar diferentes tipos de formatos de documentos.
* Debe tener un sistema eficaz de bloqueo de documentos y de control de concurrencia a los documenrtos existentes.
* Sistemas de integración con otros programas y proyectos existentes (vía DDL, COM, WebServices,... o similar) ya que la mayoría de empresas ya tienen programas que van a querer "enganchar" con éste.
*.... a partir de ahí se pueden añadir otra serie de características que ya dependen del tiempo y nivel del sstema a generar.
Bueno, espero que te sirva de ayuda y de orientación.
Esta dirección puedes encontrar una lista de programas/proyectos de gestión documental existentes:
Portal de Gestión Documental y de Contenidos Empresariales
Un saludo.