Capturar datos bd mssql a ms access
 

Para conectar a las dos Base de datos puedes hacerlo directamente desde un programa Delphi utilizando dos conexiones una (ADOConnection a cada BD) o realizar la conexión desde Access utilizando tablas vinculadas y desde el programa Delphi trabajar sólo con la Base de Datos de Access.

Podrías hacer la prueba a ver si alguna de las dos te da mejor rendimiento que la otra.

en cuanto a dejar el programa "residente", basta con que lo ejecutes y lo ocultes el formulario (si lo seseas) o crees un icono en la bandeja de sistema (junto al reloj). Para detectar las actualizaciones, puedes utilizar un Timer cada X tiempo que compruebe si hay nuevas facturas (1), o utilizar una tabla de avisos para optimizar la consultas (2).

(1) Consiste en consultar la tabla de facturas y destectar si hay alguna factura posterior a la última hora en que hiciste esta misma consulta.

(2) Si la tabla de Facturas es muy grande y no quieres consultarla constantemente, lo que se hace a veces es utilizar una tabla de avisos (muy pequeña y rápida de consultar). Cada vez que añades una factura añades también un aviso a la tabla de avisos. Cuandos el programa consulta la tabla de avisos y detecta algun aviso, sabe que hay facturas nuevas y realiza el trabajo estipulado (y borra los avisos); Si la tabla de avisos está vacía, te evitas consultar la tabla grande (facturas).

Espero haberme explicado bien. Hay más opciones y mejoras, pero esto te puede dar una idea de por donde empezar.

Cada vez que haces la consulta te quedas con la hora en que la has hecho. Luegos revisas sólo las posteriores a ese momento.
Por ejemplo, imagina que quieres hacer la comprobación cada minuto:

(1) Al arrancar la aplicación buscas la última factura que sincronizaste en la tabla Access y te quedas con esa fecha. Me imagino que las facturas tendrán un campo FechaHora o lo puedes hacer utilizando el IDFactura.
(2) Lanzas tu consulta en la tabla SQL para detectar inserciones posteriores.

Código SQL [-]
  Select * from TFactura where ID> 342654652
o 
  Select * from TFactura where FechaHora > '20/02/2001 18:45:00'

(3) Procesas todas las facturas encontradas y te quedas con el IDFactura o FechaHora de la última(*).

(4) La siguiente consulta la haces utilizando los valores encontrados aquí (*), con la SQL similar a la de arriba.

Con este sistema, cada consulta se hace sólo para averiguar las facturas posteriores a la última que ya has procesado.

Importante que tengas índices definidos sobre el campo sobre el que haces la búsqueda o que selecciones un campo por el que exista índice.

Porque la consulta que vas a realizar sobre la tabla de facturas será mucho menos costosa, si existe un índice por el campo que vas a utilizar en el WHERE.

De ahí que revises si te sirve el número de factura, la fecha, un autoincremental,... (a ver cual de ellos tiene índice definido).
Es importante que exista índice por ese campo, mejor si el índice es UNIQUE. Si es la clave principal, es probable que el íundice en SQL Server sea CLUSTERED. ¡¡Eso sería lo máximo!! :D
Siempre es mejor filtrar/ordenar/... por campos numéricos (eso incluye los DateTime) frente a otros tipo String.

No se me ocurre que agregar el índice pueda darte problemas.
Eso si, debe ser un índice normal. No asignes CLUSTERED y no asignes UNIQUE.

Sí.
Para esa información y toda la que necesites están las tablas de sistema.
Empieza por SysObjects y SysIndexes, aunque si revisas la ayuda verás que hay para consultar todo lo que necesites.

Código SQL [-]
select top 200 * from SysIndexes
Select Top 1000 * from Sysobjects where name like 'I%'