Es una pregunta muy genérica, pero lo que estás exponiendo es un concepto obsoleto de tablas planas. Se supone que estás usando una BD relacional o que permite sentencias SQL, pues eso, usa un 'select' de la tabla que quieras con las condiciones que necesites.
Sigue cualquier ejemplo de los muchos que encontrarás en estos foros, también en nuestro FTP, tienes trucos, programas completos, libros, etc.
Supongamos (porque no has dicho nada) que usas firebird/postgresql/mysql.
Necesitas un dataset para traerte los datos de la setencia sql. Nada más.
Ahora puedes poner un datasource en tu form, asociado un dbgrid. Los registros aparecerán (como por arte de magia) en el grid.
Sigue, por ejemplo,
este tutorial para empezar con firebird.
p.d. Por cierto, no olvides poner títulos descriptivos a tus preguntas, gracias.