Proceso demasiado lento

[[duilioisola]]

Para saber si un registro existe o no, deberías preguntarlo directamente a la base y no recorrer cada registro y comparar.

Esta parte

//Recorro la tabla de productos con una Query para comprobar que el producto no este ya en la BD    
                while (!XDatos->QRecorreProductos->Eof)
                {
                        if (XDatos->QRecorreProductosREFERENCIA->Value == StringGrid1->Cells[0][f])
                                     existe = true;
                        XDatos->QRecorreProductos->Next();
                }

Deberías realizarla con un query que te responda si existe o no.
No conozco como hacerlo en C, pero sería algo así:

   // Ejecuto query que cuentas cuantos registros tienen referencia=[lo que busco]
   XQueryExisteDato->SQL->Text = 'SELECT COUNT(*) FROM DATOS WHERE REFERECIA='||StringGrid1->Cells[0][f];
   XQueryExisteDato->ExecSQL;

   // Si existe la cuenta será mayor a 0
   if (XQueryExisteDato->FieldByName('COUNT')->Value > 0) 
   {existe = true;}

Lo mismo deberías hacer en cada caso en el que recorres las tablas con un while.