Respuesta de VeriFactu a dudas sobre NumeroInstalacion, SIF, PrimerRegistro, etc.

[espinete]

Buenas...

La semana pasada envié una duda a VeriFactu para que me la aclararan sin que hubiera cabida a la interpretación personal.
Son dudas relacionadas con lo que ellos llaman SIF, NumeroInstalacion, etc. ya que puede haber diferencias respecto a lo que nosotros los desarrolladores, o cada Empresa de software, entiende por "Instalación".
Por ejemplo, qué hacer si se formatea el disco, se cambia el disco duro, etc. El software puede ser el mismo, incluso el disco se puede clonar, y la "licencia de uso" podría ser la misma. Pero para ellos no...

Pongo las preguntas y las respuestas tal cual las envié y lo que respondieron.

Ejemplo 1: Software "en la nube"
- Software de facturación en la nube. No hay "numeroinstalacion". No hay versiones distintas. No hay clientes que usen una versión y otros que usen otra: todos usan la misma. Si se "actualiza" el software, se hace para todos a la vez. De hecho, no hay "actualizaciones" per se.
- El (mismo) software es utilizado por miles de empresas. Misma base de datos multi-tenant, etc.
- El software se ejecuta en el navegador, por lo que no hay límite de usuarios ni de PCs que puedan abrir la aplicación en el navegador.

¿Qué se debe indicar en NumeroInstalacion?

Respuesta de Hacienda

Se debe asignar un valor distinto al campo NumeroInstalacion por cada SIF diferenciado que se considere que existe, entendiendo por ello:
- Cada una de las distintas facturaciones que se gestionen de forma independiente y autónoma, sean de:
- Distinto NIF de obligado tributario (OT), o
- Mismo NIF-OT, pero gestionadas como facturaciones distintas, por ejemplo, por diferentes tiendas, delegaciones o centros de facturación.
Lo que determina un SIF diferenciado es la gestión independiente y separada de la facturación.

¿Qué implica esto en un entorno SaaS?

En un entorno SaaS multi-tenant, si desde un único sistema se gestionan las facturaciones de varios OT distintos (por ejemplo, empresas diferentes, o varias entidades de un mismo grupo empresarial), entonces:
- Cada uno de esos OT/facturaciones diferenciadas debe tener su propio NumeroInstalacion, aunque todos utilicen el mismo producto o plataforma de facturación.
- Se entiende que cada una de esas configuraciones corresponde a un “SIF virtual” independiente.
- Debe cumplirse el RRSIF y la Orden Ministerial de forma separada por cada “SIF virtual”.

2. SIF de escritorio, instalable en el PC del cliente:
- Este caso es más complejo ya que admite varias opciones de configuración: multipuesto, multiempresa, etc.
- Existen varias versiones distintas del software de escritorio: por ejemplo, estándar, basic, pro, platinum, etc. lo que sea
- Uno de los PCs actuará siempre como "servidor", y el resto como "clientes". La base de datos estará solo en el servidor. Los demás puestos tiran de esa BD.
- El software puede ser multi-empresa (por ejemplo, hay asesorías que tienen varias empresas distintas creadas en el mismo programa)
- En el mismo SIF puede haber empresas en SII, otras en TicketBAI y otras en VeriFactu, aunque no será muy habitual
- Solo el Servidor será quien haga los envíos a VeriFactu. El resto de equipos generarán los RF cuando emitan facturas.
- Puede haber cadenas de tiendas que se conecten al servidor a través de internet (es un SIF Cliente/Servidor), es decir, una de las tiendas hace de Servidor y las otras se conectan a dicho servidor para trabajar, para que los datos estén centralizados. En este caso, también será el servidor central quien haga los envíos.

¿Qué se debe indicar en NumeroInstalacion?

Respuesta de Hacienda:

Deberá distinguirlo de otros posibles SIF utilizados para realizar la facturación del obligado a expedir facturas, es decir, de otras posibles instalaciones de SIF pasadas,
presentes o futuras utilizadas para realizar la facturación del obligado a expedir facturas, incluso aunque en dichas instalaciones se emplee el mismo SIF de un productor.

3. En cuanto al encadenamiento y el valor de "PrimerRegistro", entendemos que solo hay que indicar como PrimerRegistro el primer registro que nuestro software envíe a VeriFactu, y que nada tiene que ver con el ejercicio, número de factura, año, etc.
Es decir, el primer registro que se envíe por ejemplo en 2027 NO tiene que ir como PrimerRegistro si ya se hicieron envíos en 2026, aunque se trate de otro año/ejercicio distinto.

Respuesta:

Es correcto. El valor "PrimerRegistro" únicamente debe incluirlo cuando es el primer registro generado desde la puesta en marcha de un SIF y en ese caso solo se admite que se cumplimente a "S". En caso contrario, en lugar de incluir el campo "PrimerRegistro", deberá incluir el campo "RegistroAnterior" (son excluyentes y en ese caso sus celdas tienen el fondo coloreado) e indicar los datos del registro inmediatamente anterior generado en el SIF.

Una vez se pone en marcha un SIF, el primer registro generado debe llevar la marca de "PrimerRegistro", sea un SIF en modalidad VERI*FACTU o NO VERI*FACTU.
El encadenamiento continúa de uno año para otro, ya que sigue el orden secuencial cronológico de la generación de registros de facturación (tanto de alta como de anulación) (independientemente de su serie o del número o del tipo de factura ) por lo que cualquier registro nuevo tiene que ir encadenado al registro de facturación inmediatamente anterior (del mismo SIF)

Por lo tanto... ¿qué ocurrirá si el 1 de enero de 2026 una empresa decide empezar de nuevo la enumeración desde 1, pero la última factura de 2025 era la 10234? ¿Podrán enviar una Factura con el número 1 en 2026 si ya se envió una con el mismo número en 2025? ¿Se deberá enviar la 1 de 2026 como "PrimerRegistro"?

Respuesta:

Cada registro de facturación identificará a su factura correspondiente mediante los datos que componen el bloque "IDFactura" (IDEmisorFactura + NumSerieFactura + FechaExpedicionFactura). Únicamente en el caso de que se repitan los tres campos al mismo tiempo obtendrá un error de duplicidad.

Por lo cual, le confirmamos que sí puede haber dos facturas con mismo NumSerieFactura siempre y cuando tengan una fecha de expedición diferente, como por ejemplo, un ejercicio diferente. No obstante, como hemos indicado anteriormente, no deben enviarlo como PrimerRegistro.

¿Qué ocurre si un cliente se pasa de la versión A a la B a mitad de año (bastante común)?

Si se considera que el producto de facturación ha cambiado notablemente, podría considerarse que es un producto distinto propio para ese cliente (nuevo ID), aunque esta aproximación parece un tanto extrema y difícil de gestionar (podría mezclarse con futuras actualizaciones del producto "base", depende cómo se haga).

¿Qué hacemos si un cliente se pasa del SIF Desktop al SIF Cloud a mitad de año?

Se iniciará un nuevo encadenamiento, ya que el encadenamiento se realiza por SIF (un SIF se identifica universalmente por la “concatenación” de tres campos: Id.OEF (NIF) + Id.SIF (código de 2 posiciones dado por el fabricante a su producto SIF) + NºInstalación).

¿Qué ocurriría si un cliente traslada una licencia de un PC viejo o roto a otro? ¿El nuevo PC deberá tener OTRO número de licencia, o puede seguir usando el mismo (la licencia es la misma, el PC no, o puede ser el mismo pero simplemente ha formateado o cambiado el disco duro)?

El Número de Instalación será otro en el caso que plantea ya que el Nº de instalación es una forma de completar una identificación unívoca de cada SIF -por si tuviera varios- de un mismo OEF, y así distinguirse de cualquier otro SIF de ese OEF en cualquier momento del tiempo (pasado, presente o futuro). Como dice su definición en el anexo de la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, y en el documento de diseños de registros que está publicado en la web de desarrolladores de la Agencia Tributaria,no puede repetirse nunca : por ejemplo, incluso si se formatea el ordenador donde estaba instalado un SIF y se reinstala el mismo software de nuevo en ese mismo ordenador, el nuevo SIF así constituido debe llevar otro nº de instalación diferente al anterior que tenía, y que no coincida con la de ningún otro SIF de ese OEF (pasado, presente o futuro).

Además como hemos dicho anteriormente, se iniciará un nuevo encadenamiento ya que el encadenamiento se realiza por SIF (un SIF se identifica universalmente por la “concatenación” de tres campos: Id.OEF (NIF) + Id.SIF (código de 2 posiciones dado por el fabricante a su producto SIF) + NºInstalación).

Espero que les sirva para aclarar algunas dudas. A nosotros personalmente nos tenía un poco preocupados este tema.