Prefacturacion, Proformas y Borradores de facturas (Faq Verifactu)

[novatico]

Buenos días:
Ayer envié la siguiente consulta a [email protected]:

En el documento 'ACLARACIONES A DUDAS DE DESARROLLADORES' publicado con fecha 05/05/2025, en la cuestión nº 11 "BORRADORES DE FACTURA, “PRE-FACTURAS”, FACTURAS PROFORMA, ALBARANES,
FACTURAS DE PRUEBA", se incluye en la explicación el concepto de "FACTURA PROFORMA", que en la realidad diaria se asemeja más a un PRESUPUESTO, en el sentido de que pueden confeccionarse gran número de ellos, pero al final ser aceptados muy pocos por parte de los clientes, por lo que nunca estarán enlazados a un pedido, albarán y mucho menos una factura.

En nuestro SIF, la introducción de un Presupuesto, Proforma o Pedido, son opcionales, siendo únicamente obligatoria la introducción de un Albarán de Entrega, que al facturarse, quedará ligado a esa factura, y desde ese momento, dicho albarán, no podrá ser modificado ni borrado.
Así mismo, si se introduce un Presupuesto o Proforma, puede ser convertido en un Pedido, o directamente en un Albarán, y un Pedido puede ser convertido en Albarán, que como he explicado en el párrafo anterior, es el único documento obligatorio para la confección de una factura posteriormente.
Incluso si se ha llegado a introducir un Pedido, es posible que, el cliente termine por cancelar toda la operación, y por tanto no generará ni albarán ni la posterior factura. En esta situación, lo habitual es borrar ese o esos pedidos, para evitar confusiones.

Teniendo en cuenta todo esto, sería correcta la posibilidad de borrar los Presupuestos, Proformas y Pedidos descartados ?

Hoy me han contestado lo habitual últimamente:

Buenos días:

Remitimos su consulta a los responsables para su valoración. En cuanto tengamos cualquier novedad le informaremos.

Si me llegan a contestar ya os diré.

Un saludo.

[bmfranky]

Empezado por novatico

Buenos días:
Ayer envié la siguiente consulta a [email protected]:

En el documento 'ACLARACIONES A DUDAS DE DESARROLLADORES' publicado con fecha 05/05/2025, en la cuestión nº 11 "BORRADORES DE FACTURA, “PRE-FACTURAS”, FACTURAS PROFORMA, ALBARANES,
FACTURAS DE PRUEBA", se incluye en la explicación el concepto de "FACTURA PROFORMA", que en la realidad diaria se asemeja más a un PRESUPUESTO, en el sentido de que pueden confeccionarse gran número de ellos, pero al final ser aceptados muy pocos por parte de los clientes, por lo que nunca estarán enlazados a un pedido, albarán y mucho menos una factura.

En nuestro SIF, la introducción de un Presupuesto, Proforma o Pedido, son opcionales, siendo únicamente obligatoria la introducción de un Albarán de Entrega, que al facturarse, quedará ligado a esa factura, y desde ese momento, dicho albarán, no podrá ser modificado ni borrado.
Así mismo, si se introduce un Presupuesto o Proforma, puede ser convertido en un Pedido, o directamente en un Albarán, y un Pedido puede ser convertido en Albarán, que como he explicado en el párrafo anterior, es el único documento obligatorio para la confección de una factura posteriormente.
Incluso si se ha llegado a introducir un Pedido, es posible que, el cliente termine por cancelar toda la operación, y por tanto no generará ni albarán ni la posterior factura. En esta situación, lo habitual es borrar ese o esos pedidos, para evitar confusiones.

Teniendo en cuenta todo esto, sería correcta la posibilidad de borrar los Presupuestos, Proformas y Pedidos descartados ?

Hoy me han contestado lo habitual últimamente:

Buenos días:

Remitimos su consulta a los responsables para su valoración. En cuanto tengamos cualquier novedad le informaremos.

Si me llegan a contestar ya os diré.

Un saludo.

Pues visto lo visto me huelo que te dirán que las pro formas y presupuestos, has de almacenarlos, porque al ser una "Prefectura*" imprimible , da a el caso de que la cobres y luego la anules, sin notificar nada, ya sabes , los únicos santos e intachables son los del gobierno**, nosotros los Autonomos y Empresarios, nos levantamos y acostamos, pensando en como vamos a defraudar a hacienda....


*Vamos , cualquier tipo de presupuesto, lo llames , pre-factura, presupuesto, pro forma, etc..., que puedas imprimir para pasarle al cliente y según ellos, luego modificar para facturar y pagar menos impuestos, sin entregarle al cliente final la factura definitiva, empiezo a estar un poco molesto con el tema, se nota??


**Ojo, no me refiero a ningún partido ni pollas en vinagre, me refiero a hacienda y demás sistemas contables y de recaudación...

[novatico]

A mí lo que más me molesta es que con la redacción que han dado a la Ley, se han quitado el muerto de tener que demostrar que defraudas, y nos lo han pasado a nosotros, los desarrolladores.
Lo que no sé hasta que punto sería correcto porque en jurisprudencia, la carga de la prueba siempre corresponde a quien denuncia, en este caso sería la Agencia Tributaria. Recordar que es sancionable "la mera tenencia de un programa que no cumpla la Ley Antifraude", lo que en la práctica supone que, incluso si a un cliente le instalas un SIF certificado y correcto, pero le dejas instalado el anterior que no cumple la Ley, podrían sancionarle.

"Cortita y al pie" como dicen los futboleros.

[CarlosR]

Empezado por bmfranky

Pues visto lo visto me huelo que te dirán que las pro formas y presupuestos, has de almacenarlos, porque al ser una "Prefectura*" imprimible , da a el caso de que la cobres y luego la anules, sin notificar nada, ya sabes , los únicos santos e intachables son los del gobierno**, nosotros los Autonomos y Empresarios, nos levantamos y acostamos, pensando en como vamos a defraudar a hacienda....


*Vamos , cualquier tipo de presupuesto, lo llames , pre-factura, presupuesto, pro forma, etc..., que puedas imprimir para pasarle al cliente y según ellos, luego modificar para facturar y pagar menos impuestos, sin entregarle al cliente final la factura definitiva, empiezo a estar un poco molesto con el tema, se nota??


**Ojo, no me refiero a ningún partido ni pollas en vinagre, me refiero a hacienda y demás sistemas contables y de recaudación...

Los únicos documentos que la Ley Gral de Facturación indica que deben ser consecutivos en su número de documento y serie y que deben ir ordenados por fecha son los albaranes y las facturas. Las facturas es evidente que ellos lo pueden saber a partir de los registros de facturación, (330, consulta del registro de los libros contables, etc). Los albaranes se pueden solicitar en un caso de inspección (poco frecuente pero ya he visto alguno). Entre otras cuestiones porque generalmente en las propias facturas se suele indicar el número de albarán y la fecha.

Con respecto a las reservas de material (pedidos) que yo sepa no hay ninguna ley con carácter vinculante y que si los eliminas pueden incurrir en infracción. He visto que en muy contadas ocasiones algún subinspector preguntó por ello insitu, en casa del cliente. Pero sin mayor trascendencia. Los pedidos se pueden anular, servir, devolver, volver a crear, etc. Aunque se consideran documentos - contrato de compra y venta. Pero nada indica que has servido un pedido a menos que desencadene en un alblarán.
En el caso de las proformas y presupuestos, es papel mojado. Los creas, los borras, los modificas, etc.etc y si quieres los inventas. Es mas, tengo la impresión de que forman parte de los datos a los que la AEAT no debe tener acceso. Aunque nunca se sabe a la vista de lo que estamos hablando aquí.

Personalmente no le voy a dar mas vueltas, si quieren que no se eliminen las prefacturas no hay problema, se les marca un status de ya procesadas y ahí siguen, sin mas. Una cosa es que queden vinculadas y otra que se encadenen como las facturas. De ello no hay constancia. De momento.


Un saludo.

[ermendalenda]

Van cambiando, hace unos meses dijeron que la ley sólo afectaba a las facturas, puesto que era lo que estaba regulado en el reglamento, ahora esto.

[Faneka]

Una pregunta, hablando de proformas, nosotros lo único que tenemos es la opción de facturar los albaranes o sacar un impreso (sin guardar nada) con la anotación de PROFORMA. ¿Tendriamos que guardar esa "PROFORMA" fisicamente?

[novatico]

Empezado por bmfranky

Pues visto lo visto me huelo que te dirán que las pro formas y presupuestos, has de almacenarlos, porque al ser una "Prefectura*" imprimible , da a el caso de que la cobres y luego la anules, sin notificar nada, ya sabes , los únicos santos e intachables son los del gobierno**, nosotros los Autonomos y Empresarios, nos levantamos y acostamos, pensando en como vamos a defraudar a hacienda....


*Vamos , cualquier tipo de presupuesto, lo llames , pre-factura, presupuesto, pro forma, etc..., que puedas imprimir para pasarle al cliente y según ellos, luego modificar para facturar y pagar menos impuestos, sin entregarle al cliente final la factura definitiva, empiezo a estar un poco molesto con el tema, se nota??


**Ojo, no me refiero a ningún partido ni pollas en vinagre, me refiero a hacienda y demás sistemas contables y de recaudación...

Pues si esa termina siendo la respuesta, tal vez me plantee sacar del SIF la parte de Presupuestos, Proformas y Pedidos, a un módulo independiente, y con funciones similares a "copiar" y "pegar" que permita introducir información de Presupuestos, Proformas y Pedidos del módulo independiente, en los albaranes del SIF Verifactu.

[ramaral]

Empezado por novatico

Buenos días:
Ayer envié la siguiente consulta a [email protected]:

En el documento 'ACLARACIONES A DUDAS DE DESARROLLADORES' publicado con fecha 05/05/2025, en la cuestión nº 11 "BORRADORES DE FACTURA, “PRE-FACTURAS”, FACTURAS PROFORMA, ALBARANES,
FACTURAS DE PRUEBA", se incluye en la explicación el concepto de "FACTURA PROFORMA", que en la realidad diaria se asemeja más a un PRESUPUESTO, en el sentido de que pueden confeccionarse gran número de ellos, pero al final ser aceptados muy pocos por parte de los clientes, por lo que nunca estarán enlazados a un pedido, albarán y mucho menos una factura.

En nuestro SIF, la introducción de un Presupuesto, Proforma o Pedido, son opcionales, siendo únicamente obligatoria la introducción de un Albarán de Entrega, que al facturarse, quedará ligado a esa factura, y desde ese momento, dicho albarán, no podrá ser modificado ni borrado.
Así mismo, si se introduce un Presupuesto o Proforma, puede ser convertido en un Pedido, o directamente en un Albarán, y un Pedido puede ser convertido en Albarán, que como he explicado en el párrafo anterior, es el único documento obligatorio para la confección de una factura posteriormente.
Incluso si se ha llegado a introducir un Pedido, es posible que, el cliente termine por cancelar toda la operación, y por tanto no generará ni albarán ni la posterior factura. En esta situación, lo habitual es borrar ese o esos pedidos, para evitar confusiones.

Teniendo en cuenta todo esto, sería correcta la posibilidad de borrar los Presupuestos, Proformas y Pedidos descartados ?

Hoy me han contestado lo habitual últimamente:

Buenos días:

Remitimos su consulta a los responsables para su valoración. En cuanto tengamos cualquier novedad le informaremos.

Si me llegan a contestar ya os diré.

Un saludo.

Hola buenas tardes

Has recibido una respuesta a esta pregunta?

Muchas gracias

[ermendalenda]

Empezado por ramaral

Hola buenas tardes

Has recibido una respuesta a esta pregunta?

Muchas gracias

A mi si me respondieron, sobre este tema hice muchas preguntas:
Finalmente Si lo has informatizado y quieres borrarlo tienes que tener la trazabilidad y para borrarlos tienes que emitir otro registro(algo así como una anulacion o recrificativa) tampoco se meten mucho en como.
Excepciones:
Si es un documento temporal que no se ha emitido lo puedes borrar tranquilamente.
Si es un pedido/encargo/.. que has informatizado y despues modifcas directamebte en la factura o albaran, pero con una entrega, no tienew que modificar ni conservar el pedido por que ya se ha convertido en factura..
O albaran..
En definitiva, es todo un lio y no hay concreción van s9bre la marcha según les van llegando las dudas.

Imagina que te hacen un pedido verbal y no emites nada, pues ya sabes que es temporal lo tienes abierto y puedes hacer lo que quieras hasta que emitas algo al cliente o una emision para orddn de trabajo. Con lo cual aqui la continuidad de las numeraciones no afectan tampoco

[Neftali [Germán.Estévez]]

Resumo rápido lo que les han comentado a nuestra empresa, por si a alguien le sirve.
Básicamente, es que todos estos documentos (los que no son facturas) se pueden generar, modificar, borrar y facturar sin problemas, pero hay que dejar traza de todas estas operaciones.
Esto, en nuestro caso, afecta a pedidos, ofertas, albaranes y facturas borrador.

Si más adelante amplían o documentan más este tema, ampliaremos, pero por ahora con esto se cumple (esto es lo que nos han transmitido a nosotros).
Por ahora no hay documentación clara, todo esto ha sido vía consultas del departamento legal. Así que si lo quieren, imagino que tendrán que especificarlo más detalladamente.

No me preocuparía de esto, hasta que publiquen documentación clara.

[bmfranky]

Empezado por Neftali [Germán.Estévez]

Resumo rápido lo que les han comentado a nuestra empresa, por si a alguien le sirve.
Básicamente, es que todos estos documentos (los que no son facturas) se pueden generar, modificar, borrar y facturar sin problemas, pero hay que dejar traza de todas estas operaciones.
Esto, en nuestro caso, afecta a pedidos, ofertas, albaranes y facturas borrador.

Si más adelante amplían o documentan más este tema, ampliaremos, pero por ahora con esto se cumple (esto es lo que nos han transmitido a nosotros).
Por ahora no hay documentación clara, todo esto ha sido vía consultas del departamento legal. Así que si lo quieren, imagino que tendrán que especificarlo más detalladamente.

No me preocuparía de esto, hasta que publiquen documentación clara.

Una pregunta, como lo habéis implementado?, creáis un log por cada prefactura, albarán, etc, en el que indicáis, se ha añadido tal producto o , se ha modificado la cantidad de tal linea??
Es por tener una idea de como implementarlo, porque de momento lo único que hacia es bloquear la pro forma una vez convertidas a factura final.

[Neftali [Germán.Estévez]]

Empezado por bmfranky

Una pregunta, como lo habéis implementado?, creáis un log por cada prefactura, albarán, etc, en el que indicáis, se ha añadido tal producto o , se ha modificado la cantidad de tal linea??

Aquí han decidido que en una primera versión (para cubrir expediente creo) se van a logar operaciones sobre documentos, pero no a nivel de detalle de líneas.
Supongo que si en algún momento sale algo más concreto, se ampliará.

Me explico. Cuando das de alta, modificas, anulas (borras), cambias de estado (**) queda reflejado como operación.
Y luego para cada operación se almacenan campos de la cabecera y del pie (por decirlo así). Los importantes; Se guarda el total, pero no las líneas. Si cambian un importe quedará la modificación, pero no sabrás qué línea ha cambiado.

(**) Los cambios de estado, para nosotros, es que además de las operaciones básicas (A/M/B) hay conversiones (le llamamos cambios de estado). Una Oferta puede convertirse en pedido, un pedido en albarán, un albarán en factura borrador y una factura borrador finalmente se convierte a factura (y los saltos directos, no hace falta pasar por todos los estados).

Los registros llevan un HASH para evitar modificaciones y van encadenados con el HASH anterior (similar a lo que hacemos con los reg. de facturación).

[bmfranky]

Empezado por Neftali [Germán.Estévez]

Aquí han decidido que en una primera versión (para cubrir expediente creo) se van a logar operaciones sobre documentos, pero no a nivel de detalle de líneas.
Supongo que si en algún momento sale algo más concreto, se ampliará.

Me explico. Cuando das de alta, modificas, anulas (borras), cambias de estado (**) queda reflejado como operación.
Y luego para cada operación se almacenan campos de la cabecera y del pie (por decirlo así). Los importantes; Se guarda el total, pero no las líneas. Si cambian un importe quedará la modificación, pero no sabrás qué línea ha cambiado.

(**) Los cambios de estado, para nosotros, es que además de las operaciones básicas (A/M/B) hay conversiones (le llamamos cambios de estado). Una Oferta puede convertirse en pedido, un pedido en albarán, un albarán en factura borrador y una factura borrador finalmente se convierte a factura (y los saltos directos, no hace falta pasar por todos los estados).

Los registros llevan un HASH para evitar modificaciones y van encadenados con el HASH anterior (similar a lo que hacemos con los reg. de facturación).

Osea por ejemplo .


Añadís la lineas algo así?:
....
23/10/25 ALTA PROFORMA 2025/0000123 BRUTO: 1.033,00 IMPUESTO 21% 216,93 "Hash calculado anterior + esto"
23/10/25 MODIFICADO PROFORMA 2025/0000123 BRUTO: 1.030,00 IMPUESTO 21% 216,30 "HUELLA"
24/10/25 FACTURADO PROFORMA 2025/0000123 -> F1-25-10000145 "Huella"


Algo así seria +/- lo que me comentabas?

[emailesc]

Por si os sirve de algo nosotros tenemos básicamente 6 tablas: pedidos, prefacturas y facturas cada una separada en dos tablas, la de los campos relativos al pedido en sí y otra con los artículos de los pedidos. Creo que todo el mundo esto lo tendrá mas o menos igual. Lo que hemos hecho es crear otra tabla igual de cada una, de pedidos y artículos. Cada vez que hay un cambien de cualquier tipo, y antes de realizarlo, hacemos una copia tanto del pedido antes de cambiarlo como de los artículos que contiene, y luego se cambian los campos que se tengan que cambiar. Cuando los pedidos pasan a prefacturas, hay un campo que enlaza el pedido/pedidos de los que proviene, y también funciona igual, si se cambia algo hay otras dos tablas que guardan los datos antes del cambio. Y cuando pasan a facturas hay otro campo que identifica la prefactura de la que proviene. Al pasara a facturas se "bloquea" todo lo anterior: en realidad hay dos formularios en pedidos y prefacturas: lo que esta bloqueado, que solo se puede ver, y lo pendiente de facturar que si se puede editar. Luego hay un formulario que permite ver todo enlazado si alguien se quiere entretener un rato. Son un montón de tablas con un montón de datos, que se van acumulando y no valen para nada más que para gastar disco duro, porque nadie lo va a mirar jamás (y los de hacienda menos), pero bueno, es fácil de implementar y se cumple con la traza y la no modificación.

[novatico]

Empezado por ramaral

Hola buenas tardes

Has recibido una respuesta a esta pregunta?

Muchas gracias

Yo no tuve la suerte de Ermendalenda: A mí no me contestaron.