¿Los albaranes tampoco se pueden modificar?

[ermendalenda]

Empezado por emailesc

Pues que Hacienda es algo en lo que no debería meterse, porque no les atañe ni lo van a mirar realmente, pero al meterse obliga todas, lo que era una opción pasa a ser una obligación, y supone una cara administrativa que no es necesaria para todas las empresas y si no te es necesaria y tienes que hacerla, pierdes competetitividad.

No hw visto que obliguen a valorarlos, sí a tener la trazabilidad, que no es poco.

[emailesc]

Empezado por ermendalenda

No hw visto que obliguen a valorarlos, sí a tener la trazabilidad, que no es poco.

De eso me quejo, de que obliguen a tener trazabilidad...

Discrepo, a ninguno de las cosas que dices le ayuda que tengas que tener un trazabilidad de todos los cambios en los albaranes (y pedidos?) preparada para hacienda

[Faneka]

He visto en otro hilo que se ha comentado que mientras dejes trazabilidad los albaranes se pueden borrar (si no estan facturados claro), nosotros lo hemos cerrado tambien y luego tenemos una marca por si el albaran al final no se va a facturar que no salga como pendiente. ¿Al final como queda el tema?

De las FAQS en la pregunta 11. BORRADORES DE FACTURA, “PRE-FACTURAS”, FACTURAS PROFORMA, ALBARANES, FACTURAS DE PRUEBA… pone lo siguiente:

Lo anterior significa que cuando los albaranes, proformas, prefacturas o facturas sin validez fiscal se expidan, sus registros deberán conservarse de forma inalterable (salvo que la alteración se produzca por medio de un registro posterior, que también deberá quedar anotado en el sistema).

Puede que se esten refiriendo a los registros de la trazabilidad......

[Faneka]

Bueno, me ha sacado la jefa que lo estamos haciendo así (no dejar eliminar albaranes) porque en el código de comercio el artículo 30 indica que los albaranes no facturados tambien tienen que conservarse. 6 añazos, jaja.

[Jarogo08]

Empezado por Faneka

Lo anterior significa que cuando los albaranes, proformas, prefacturas o facturas sin validez fiscal se expidan, sus registros deberán conservarse de forma inalterable (salvo que la alteración se produzca por medio de un registro posterior, que también deberá quedar anotado en el sistema).

¿Y que es "expedir un albarán"? ¿crearlo?, ¿meterle líneas?, ¿facturarlo?

¿si yo le meto un artículo y me equivoqué no puedo borrarlo y meterle el bueno (en el momento, digo)?

Yo sigo queriendo pensar que "expedir un albarán" es facturarlo (cerrarlo, finalizarlo). Y una vez que está facturado no se puede borrar.
Porque si no significa eso, no le veo ningún tipo de sentido. Que no pueda borrar una línea porque escogí el artículo que no era no me cabe en la cabeza

[Faneka]

Si, el albarán mientras no este facturado puedes hacer lo que quieras con él, menos borrarlo, tú puedes quitar poner lineas, modificar, etc...

[Jarogo08]

Empezado por Faneka

Si, el albarán mientras no este facturado puedes hacer lo que quieras con él, menos borrarlo, tú puedes quitar poner lineas, modificar, etc...

Entonces puedo borrarle todas las líneas y dejarlo a 0 pero no puedo borrar la "cabecera" del albarán. No tiene mucho sentido.
Nosotros mientras no esté facturado permitimos borrarlo

[bmfranky]

Empezado por Faneka

He visto en otro hilo que se ha comentado que mientras dejes trazabilidad los albaranes se pueden borrar (si no estan facturados claro), nosotros lo hemos cerrado tambien y luego tenemos una marca por si el albaran al final no se va a facturar que no salga como pendiente. ¿Al final como queda el tema?

De las FAQS en la pregunta 11. BORRADORES DE FACTURA, “PRE-FACTURAS”, FACTURAS PROFORMA, ALBARANES, FACTURAS DE PRUEBA… pone lo siguiente:

Lo anterior significa que cuando los albaranes, proformas, prefacturas o facturas sin validez fiscal se expidan, sus registros deberán conservarse de forma inalterable (salvo que la alteración se produzca por medio de un registro posterior, que también deberá quedar anotado en el sistema).

Puede que se esten refiriendo a los registros de la trazabilidad......

Se refiere a que para anular un albarán tienes que crear otro albarán de abono de este, cosa que por lo menos en mi ramo se hace desde que franco era cabo, otra cosa es modificar el albarán sin anularlo , pues legal o no se hace , el típico rompe el albarán que te lo modifico....
Osea quieren que si modificas un albarán crees un nuevo registro de modificación(al estilo rectificativa) del mismo en el que indiques que has echo, na , como no tenemos nada mejor que hacer.

[Javierus]

Ya puestos, le he consultado a ChatGPT y a Gemini:

lo de los albaranes según el Código de Comercio --> por supuesto
¿Los pedidos? --> También.
¿Presupuestos? --> Claro que sí
¿Y un email preguntando por un precio? --> Sí
¿Y si lo preguntan por teléfono? --> Si lo anotas en un CRM o en cualquier otro sitio, o si grabas la llamada, hay que guardarlo

Cito: "En resumen: Cualquier interacción que deje una huella documental (presupuesto formal, email, o nota interna de una llamada) que tenga relación con un precio o una transacción de su negocio está sujeta, por el Código de Comercio, al plazo de conservación de 6 años."

También:
"Aunque la obligación de 6 años sea mercantil (Código de Comercio), el organismo que con mayor frecuencia exige la exhibición de la documentación soporte es la Agencia Tributaria (Hacienda), en su función de control fiscal 💰.

Agencia Tributaria (AEAT): Durante una inspección fiscal, Hacienda solicita toda la documentación que tenga trascendencia tributaria (facturas, contratos, etc.). Aunque el plazo fiscal es de 4 años (para liquidación de impuestos), a menudo exigen la documentación de terceros ejercicios que se solapa con el plazo mercantil de 6 años, o incluso más (10 años para comprobar bases imponibles negativas, por ejemplo)."

SIN EMBARGO,
al parecer estas son obligaciones del Empresario, y no nuestras.

[ermendalenda]

Al entrar en detalles con ellos sobre esto insisto en lo que me contestaron:
Lo que esté informatizado y emitido y/o con orden de trabajo(ya no seria temporal)->trazabilidad, lo que no, se reflejará solo en la factura final, y puede haber diferencias respecto a documentos anteriores, pero no hay que informatizar una llamada de telefono, ni un manuscrito sin valor....

[Javierus]

No entro en que el empresario esté o no obligado a conservar cierta documentación; mi preocupación actual son las obligaciones legales de los desarrolladores

Extracto de un informe "Deep research" generado por Claude sobre este tema, que añado como adjunto, donde le pedía que aclarase a qué estamos legalmente obligados los que desarrollamos programas para VeriFactu:

El desarrollador no asume responsabilidades de conservación documental del usuario
Es crucial distinguir entre lo que el desarrollador debe construir en el software y las obligaciones que recaen exclusivamente sobre el empresario usuario. El desarrollador debe conservar únicamente las Declaraciones Responsables de todas las versiones que produzca o comercialice, manteniéndolas accesibles para clientes y la AEAT. Esta es su única obligación de conservación documental.
El desarrollador NO es responsable de: la conservación de los registros de facturación generados por los usuarios; el cumplimiento tributario de quienes usan el software; la exactitud de los datos introducidos por los usuarios; las declaraciones fiscales o pagos de impuestos de los usuarios; el cumplimiento de plazos de presentación; la elección del modo operativo (VERI*FACTU o no); el uso correcto del sistema por parte del empresario; ni la conservación de albaranes, pedidos, presupuestos o cualquier otra documentación comercial del usuario.

Nota: Las obligaciones no son exactamente las mismas para los softwares on-premises que para los SaaS online.

Nota - El prompt era el siguiente:
Analiza cuidadosamente las responsabilidades legales y la exigencia normativa de un programa ERP preparado para VeriFactu, en cuanto a la conservación de albaranes, pedidos, y presupuestos, teniendo en cuenta el artículo 30 del código de comercio. Diferencia claramente qué obligaciones tiene el desarrollador del ERP y qué obligaciones son exclusivamente del empresario/la empresa usuario del ERP, y no afectan al desarrollador. Indica claramente si esas obligaciones emanan de la ley o normativa de VeriFactu, de otra fuente legal, o de otra fuente sin fundamento legal